個人サロンのダブルブッキング対策｜LINE・電話・予約サイトの混在を整理

この記事は公開資料と一般的な業務改善手順をもとに作成した実務ガイドです。商品を実際に導入した体験談ではありません。料金や機能は改定されるため、サービスの申し込み前には公式サイトでご確認ください。

「仮受付」と「確定」を区別する

「その時間、空いていますか？」という問い合わせを受けた時点で、予約が確定した扱いになっていないでしょうか。仮受付・確認待ち・確定・キャンセルの4つを区別し、誰がいつ確定の連絡を送るか決めます。LINEやDMでのやりとりは履歴が残りますが、それ自体が予約台帳の代わりになるとは限りません。

紙の手帳とスマホのカレンダーと予約サイトを同時に使う場合、どれを「正」とするか決めます。1人運営であっても、更新先が複数だと抜け漏れが起こりやすくなります。例えば「予約確定前に必ずカレンダーを確認し、確定連絡後すぐ同じ台帳を更新する」と手順を固定します。

予約変更を受けたら、古い枠の解放、新しい枠の確保、顧客への再確認の3点を確認します。施術メニューによって必要時間が異なる場合は、前後の準備時間も含めて空き枠を確認してください。複数の媒体から同じ時間の予約が入る場合、手動更新で追いつかない段階がシステム導入の判断材料になります。

キャンセル期限・連絡先・再予約の手順を、予約確定時の案内で伝えます。キャンセル料を設ける場合は、説明方法や適用条件を別途確認し、一方的な徴収を当然のこととして案内しないよう注意が必要です。キャンセルはお客さまにとっても不安が生じやすいため、手順を短く分かりやすくします。

二重予約そのものが起きなくても、更新忘れに気づいた場面、同じ枠を二度確認した場面、連絡が行き違った場面を記録します。その数が減るかどうかは、システム導入前後の比較指標にできます。新しいツールを導入したら、導入後最初の数週間は予約状況を毎日見直す運用が無難です。

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